Privacy Policy

Werkgever van Record NL respecteert uw privacy en die van uw medewerkers. Deze policy legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen.

Laatst bijgewerkt: 1 december 2024
Verantwoordelijke: Werkgever van Record NL BV, KVK 75842109
Contact: privacy@werkgeversvoordeel.com | +31 20 234 56 78

1. Welke gegevens verzamelen wij?

Als Professional Employer Organization verwerken wij twee categorieën persoonsgegevens:

A. Gegevens van klanten (bedrijven)

  • Bedrijfsnaam, KVK-nummer, BTW-nummer
  • Contactgegevens (naam, e-mail, telefoon)
  • Factuurgegevens en betalingsinformatie
  • Correspondentie en communicatie

B. Gegevens van medewerkers (werknemers onder ons beheer)

  • Identiteitsgegevens: Naam, adres, geboortedatum, BSN, pasnummer
  • Arbeidsgegevens: Functie, salaris, arbeidscontract, CAO-gegevens
  • Fiscale gegevens: Loonheffingsnummer, belastingschijf, 30%-regeling
  • Bankgegevens: IBAN voor salarisbetalingen
  • Gezondheidsgegevens: Ziektemeldingen, arbeidsongeschiktheid (alleen indien noodzakelijk)
  • Werkvergunningen: TWV, verblijfsvergunning voor niet-EU burgers

2. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

Doel Rechtsgrond
Uitvoering arbeidscontract Overeenkomst (Art. 6 lid 1b AVG)
Salarisadministratie en betaling Overeenkomst
Belastingaangifte en premieafdracht Wettelijke verplichting (Art. 6 lid 1c)
UWV-meldingen (ziekte, WW) Wettelijke verplichting
Bewaren loonadministratie (7 jaar) Wettelijke verplichting (Awir)
Contact en klantenservice Gerechtvaardigd belang

Gezondheidsgegevens: Wij verwerken alleen medische informatie die strikt noodzakelijk is voor ziektewet-uitkeringen en re-integratie. Dit gebeurt conform Art. 9 lid 2b AVG (sociale zekerheid).

3. Hoe lang bewaren wij gegevens?

  • Loonadministratie: 7 jaar na einde dienstverband (wettelijk verplicht)
  • Arbeidscontracten: 7 jaar na beëindiging
  • Fiscale documenten: 7 jaar (Awir)
  • Medische dossiers: 2 jaar na einde ziekteverzuim, daarna verwijderd
  • CV's niet-aangenomen kandidaten: 4 weken na afwijzing
  • Offerteaanvragen: 1 jaar indien geen contract

4. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met partijen die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening:

Verplichte overheidsinstanties:

  • Belastingdienst: Loonheffing, premies (maandelijkse aangifte)
  • UWV: WW-premies, ziektewet-meldingen
  • Pensioenfondsen: Indien verplicht onder CAO
  • IND: Werkvergunningen voor niet-EU medewerkers

Verwerkers (onder verwerkersovereenkomst):

  • Salarisadministratie software: AFAS (Nederlandse servers)
  • Arbodienst: Voor bedrijfsgeneeskunde bij ziekte
  • Banken: Voor salarisbetalingen (ING, ABN AMRO)
  • Cloudstorage: Microsoft Azure EU-regio voor backups

Wij verkopen nooit persoonsgegevens aan derden. Alle verwerkers hebben een AVG-verwerkersovereenkomst getekend.

5. Uw rechten onder de AVG

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Inzage

U mag vragen welke gegevens wij van u verwerken.

Rectificatie

Onjuiste gegevens laten wij binnen 5 werkdagen corrigeren.

Verwijdering

Na bewaartermijn worden gegevens automatisch verwijderd.

Bezwaar

U mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Let op: Sommige gegevens (zoals loonadministratie) kunnen wij niet verwijderen vanwege wettelijke bewaartermijnen. Wij leggen dit altijd gemotiveerd uit.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

  • Encryptie: Alle gegevens in opslag én tijdens transport (TLS 1.3)
  • Toegangscontrole: Medewerkers hebben alleen toegang tot noodzakelijke gegevens
  • Twee-factor authenticatie: Verplicht voor alle systemen
  • Backups: Dagelijks, encrypted, binnen EU (Azure Netherlands)
  • Logging: Alle toegang wordt gelogd en 1 jaar bewaard
  • Audits: Jaarlijkse security audit door externe partij

Bij een datalek informeren wij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur, conform Art. 33 AVG.

7. Cookies en tracking

Deze website gebruikt alleen functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking. Wij gebruiken geen tracking cookies of analytics. Zie onze cookie policy voor details.

8. Contact en klachten

Voor vragen over deze privacy policy of het uitoefenen van uw rechten:

E-mail: privacy@werkgeversvoordeel.com
Telefoon: +31 20 234 56 78
Post: Werkgever van Record NL BV, Fred. Roeskestraat 115, 1076 EE Amsterdam

Wij reageren binnen 1 maand op uw verzoek. Indien wij meer tijd nodig hebben, informeren wij u hierover binnen 1 maand.

Klacht bij toezichthouder: U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vindt dat wij niet correct met uw gegevens omgaan.